Drifts- og plejeniveauet i Ørestad bliver ofte positivt bemærket af beboere og besøgende udefra. Ansvaret for de grønne områder og private fællesveje i Ørestad er grundejerforeningernes, og via deres fælles sekretariat gennemfører de nu et samlet udbud på driftskontrakten for Ørestad.
“Mange tænker nok ikke over, hvad grundejerforeningerne i Ørestad egentlig laver. Men deres opgaver er mange, og deres ansvar er enormt. De skal nemlig selv stå for alt lige fra snerydning og saltning, hundegårde, legepladser og fodboldbaner til vanding, lugning, græsslåning, fitnessudstyr, skraldespande og hundeposer – og alt derimellem,” fortæller Jakob Jensen, der er driftsansvarlig for grundejerforeningerne i Grundejerforeningssekretariatet Ørestad.
Fra Njalsgade i nord til søerne i syd strækker Ørestads kanaler sig side om side med store grønne områder, lommeparker og veje, som grundejerforeningerne har ansvaret for.
De fleste andre steder i byen er det Københavns Kommune, som har det ansvar.
Men i Ørestad er det anderledes.
For ansvaret ligger her hos grundejerforeningerne.
“Det er dog ikke grundejerne eller de frivillige bestyrelsesmedlemmer, der selv er ude at tømme skraldespande, luge i bedene eller vande træerne. De mange opgaver er nemlig udliciteret til en operatør via en kontrakt, som styres af sekretariatet,” forklarer Jakob Jensen.
Luftfoto af Ørestad. Foto: By & Havn
Unik konstruktion
Netop sekretariatet, som formelt set hedder Grundejerforeningssekretariatet Ørestad, er en helt særlig størrelse.
“Da det er en kæmpe opgave og et meget stort ansvar, som ligger på de enkelte bestyrelsers skuldre, valgte grundejerforeningerne for en del år siden at samle kræfterne i et fælles sekretariat, som kunne varetage opgaverne for dem. I dag tæller sekretariatet seks ansatte,” forklarer sekretariatsleder Pia Vannacci Elnif og fortsætter:
“I sekretariatet løser vi et hav af opgaver for foreningerne, og en af de største er den, som har med den daglige drift og vedligehold af områderne at gøre. Men det er måske også en af de mest usynlige opgaver, fordi drift ofte er det, man først lægger mærke til, når noget ikke fungerer.”
Hun fortæller også, at drifts- og plejeniveauet i Ørestad ofte bliver positivt bemærket, når der er besøg udefra, og at sekretariatet modtager mange henvendelser fra borgere, der sætter stor pris på alt fra hundeposer, biodiversitetstiltag og grillpladser til fodboldbaner, loppemarkeder og julelys.
En af grundejerforeningernes – og dermed også sekretariatets – største opgaver er præcis alt det, der har med driften at gøre. Det indebærer blandt andet at styre kontrakten med driftsoperatøren, følge op på borgerhenvendelser, føre tilsyn og hele tiden sikre løbende optimering.
Ny kontrakt er nødvendig
Den nuværende driftskontrakt blev indgået i 2019 med Grøn Vækst for en treårig periode med mulighed for forlængelse i op til to år, og den udløber til marts 2025.
“Fra 1. april 2025 har vi ikke nogen operatør, hvis vi ikke indgår en ny kontrakt inden,” siger Jakob Jensen.
Bestyrelserne har ønsket at afsøge markedet for at sikre sig, at de får den bedste kvalitet til prisen i de næste mange år.
Derfor har de valgt at gå sammen om at lave et samlet udbud af drift og pleje i Ørestad.
Stor kompleksitet
“Selve udbuddet er hverken nogen lille eller nem opgave, men når vi laver det samlet for alle grundejerforeningerne på én gang, i stedet for at de hver især skulle gøre det, giver det nogle stordriftsfordele,” siger Jakob Jensen og fortsætter:
“Hvis hver enkelt grundejerforening skulle gøre det, skulle det samme gøres flere gange, og det ville kræve mange flere ressourcer at styre de efterfølgende kontrakter.”
Udbuddet består ud over alt det juridiske også af detaljerede beskrivelser af, hvordan områderne og de enkelte elementer skal passes og plejes, og hvilke tilstands- og udførelseskrav der skal leves op til.
Alle de faste pleje- og driftsopgaver er beskrevet ned til mindste detalje i en såkaldt drifts- og plejeplan, og alle områder er nøje opmålt og kategoriseret i et digitalt driftssystem.
Der er for eksempel 17.089 kvadratmeter brugsplæne i Ørestad Nord, 97 skraldespande i Ørestad City, 22.198 kvadratmeter asfalt i Ørestad Syd og 68 bænke- og siddemøbler i Arenakvarteret.
Grundejerforeningerne og Vandlauget i Ørestad står selv for alt lige fra snerydning og saltning, legepladser, hundegårde og fodboldbaner til vanding, lugning, græsslåning, fitnessudstyr, skraldespande og hundeposer – og alt derimellem.
Fakta om udbuddet
- I januar besluttede grundejerforeningerne at få sekretariatet til at gennemføre et samlet udbud af driftsopgaven på tværs af Ørestad med hjælp fra Opland Landskabsarkitekter og SSI Advokater
- Det er en omfangsrig opgave at gennemføre udbud, og udgiften for arbejdet fordeles mellem de fire grundejerforeninger og Vandlauget
- Den samlede årlige kontraktsum (faste driftsopgaver) var i 2023 på knap kr. 7 mio., mens der samme år blev brugt ca. kr. 1,4 mio. på snerydning og saltning, 800.000 på vanding og 600.000 på inventar, grus, graffiti mv.
- I løbet af foråret har der været markedsdialog med operatører, som alle har været rundt og se arealerne i Ørestad og har givet input til processen. Herefter er der blevet udarbejdet udbudsmateriale
- I slutningen af august blev udbudsmaterialet sendt ud til byderne, som skal afgive deres tilbud den 4. oktober. Herefter vil et bedømmelsesudvalg bestående af medlemmer fra alle grundejerforeningernes bestyrelser sammen med rådgiverne vurdere tilbuddene og forhandle en ny kontrakt på plads
- Forventningen er, at en ny kontrakt er forhandlet på plads inden årets udgang med opstart 1. april 2025.
Fakta om grundejerforeningerne og sekretariatet
- Hver grundejerforening ledes af sin egen bestyrelse, som består af frivillige repræsentanter, der vælges på generalforsamlingen i foråret
- Grundejerforeningerne Ørestad Nord, Amager Fælled Øst, Ørestad City, Ørestad Arenakvarter og Ørestad Syd har sammen med Vandlauget etableret Grundejerforeningssekretariatet Ørestad, der består af seks ansatte
- Sekretariatet udfører alle grundejerforeningernes opgaver, så de kan leve op til det ansvar og de forpligtelser, der påhviler dem inden for drift og vedligehold af veje og grønne område, snerydning og saltning, overdragelser af arealer, opkrævning af medlemsbidrag og meget mere
- Det er også sekretariatet, der sørger for bestyrelsesmøder, udviklingsprojekter, behandling af borgerhenvendelser, leverandørstyring, julelys, arrangementer, dialog med myndigheder, kommunikation via website, sociale medier og nyhedsbreve mv.
