1. Formålet med privatlivspolitikken (oplysningspligten)
Grundejerforeningssekretariatet Ørestad behandler i en række situationer personoplysninger om dig. Det sker blandt andet, når vi modtager og behandler henvendelser fra personer eller myndigheder eller hvis du på anden måde kommer i kontakt med os, f.eks. hvis du ansøger om job hos os eller besøger vores hjemmeside.
Vi skal som udgangspunkt sikre, at du informeres, hvis vi behandler dine personoplysninger. I visse tilfælde er vi dog forhindrede i at iagttage denne oplysningspligt.
Denne privatlivspolitik indeholder information om vores behandling af personoplysninger.
2. Dataansvarlig
Den juridiske enhed, der er dataansvarlig for behandlingen af personoplysninger, er:
- Grundejerforeningssekretariatet Ørestad
CVR-nr.: 33453957
Arne Jacobsens Allé 15
2300 København S
Den dataansvarliges kontaktperson er sekretariatslederen, som kan kontaktes på:
- Telefon: + 45 29 84 00 71
- E-mail: kontakt@orestad.net
3. Behandling af personoplysninger
Udførelse af sekretariatets opgaver og administration
Formål
Grundejerforeningssekretariatet Ørestad behandler dine personoplysninger til brug for udførelse af vores opgaver efter sekretariatets vedtægter og aftaler med grundejerforeninger og Vandlauget i Ørestad (vores medlemmer), som f.eks. drift og administration af grundejerforeningernes områder.
Registrerede
Borgere, medarbejdere hos medlemsforeninger og hos leverandører og samarbejdspartnere, ansøgere og andre, som vi er i kontakt med som et led i udførelsen af vores opgaver.
Kategorier af personoplysninger
Almindelige personoplysninger, herunder navn, adresse, e-mail, telefonnummer, stillingsbetegnelse, betalingsoplysninger, CPR-nr. samt IP-adresse for besøgende på vores hjemmeside.
I visse situationer behandler vi følsomme personoplysninger, navnlig helbredsoplysninger. Det vil oftest være oplysninger, som vi uopfordret modtager fra personer, der henvender sig til os.
Behandlingsgrundlag
Vi behandler personoplysninger, når det er nødvendigt, for at vi kan forfølge vores legitime interesse i at kunne udføre vores opgaver, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f.
Vores behandling af personoplysninger kan i visse tilfælde ske på grundlag af den registreredes samtykke, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a.
Vi behandler endvidere personoplysninger, når behandlingen er nødvendig for opfyldelse af en kontrakt, som den registrerede er part i eller for gennemførelse af foranstaltninger, der træffes på den registreredes anmodning forud for indgåelse af en kontrakt, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b.
Vi behandler personoplysninger, når det er nødvendigt for at overholde retlige forpligtelser, som vi er underlagt, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c.
Vi behandler CPR-nummer i det omfang, det er nødvendigt for at opfylde forpligtelser, der følger af lovgivningen, når der er givet samtykke hertil, eller når videregivelse af nødvendig for at sikre entydig identifikation af den registrerede eller kræves af en offentlig myndighed, jf. databeskyttelseslovens § 11, stk. 2.
Vi behandler oplysninger om strafbare forhold, når det er nødvendigt for at varetage vores berettigede interesser, som klart overstiger hensynet til den registrerede, jf. databeskyttelseslovens § 8, stk. 3 og 4.
Vi behandler alene følsomme oplysninger, hvis der er givet udtrykkeligt samtykke til behandlingen, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 1, litra a. Vi sletter som udgangspunkt følsomme oplysninger, som vi modtager uopfordret.
Kilde
Vi modtager personoplysninger fra den registrerede selv, grundejerforeningerne og Vandlauget i Ørestad (vores medlemmer), offentlige myndigheder og evt. andre virksomheder eller private, som vi er i kontakt med i forbindelse med udøvelsen af vores opgaver.
Kategorier af modtagere og grundlag for videregivelse
Vi videregiver som udgangspunkt ikke dine personoplysninger. Vi videregiver dog personoplysninger til myndigheder, domstole, vores medlemmer eller rådgivere, når det er nødvendigt for at opfylde eller overholde retlige forpligtelser, som vi er underlagt, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c, eller når det er nødvendigt for at vi kan varetage vores legitime interesser i fx at udføre vores opgaver eller gøre et krav gældende eller forsvare os over for et fremsat krav, jf. databeskyttelses-forordningens artikel 6, stk. 1, litra f.
Vi benytter eksterne leverandører, herunder IT-leverandører, der kan få overladt personoplysninger i forbindelse med deres bistand til os. Vi indgår databehandleraftaler med eksterne leverandører, der behandler personoplysninger på vegne af Grundejerforeningssekretariatet Ørestad, for at sikre den nødvendige sikkerhed.
Tidsrum for behandling
Oplysningerne slettes som udgangspunkt efter 5 år, regnet fra udløbet af det kalenderår, hvori oplysningerne blev modtaget. Ved oplysninger, som skal opbevares for at opfylde vores forpligtelser efter bogføringsloven, regnes opbevaringsperioden på 5 år fra udløbet af det kalenderår, som oplysningerne vedrører. Der kan være konkrete omstændigheder, som gør det nødvendigt at opbevare oplysninger i længere tid, fx verserende retssager eller krav efter lovgivning.
Rekruttering
Formål
Vi behandler personoplysninger med det formål at rekruttere medarbejdere, herunder vurdering af ansøgere i forhold til en ansættelse hos Grundejerforeningssekretariatet Ørestad.
Registrerede
Ansøgere.
Kategorier af personoplysninger
Almindelige personoplysninger, herunder navn, e-mailadresse, telefonnummer, uddannelse, erhvervserfaring og andre oplysninger, som ansøgeren angiver, samt referencer. I visse tilfælde behandler vi CPR-nummer, hvis ansøgere sender oplysning herom.
Vi behandler oplysninger om strafbare forhold i forbindelse med indhentelse af straffeattest ved ansættelse. Dette sker på grundlag af ansøgerens udtrykkelige samtykke.
Vi behandler i visse tilfælde følsomme oplysninger, herunder helbredsoplysninger, der kan have væsentlig betydning for ansøgerens mulighed for at udføre den pågældende stilling.
Behandlingsgrundlag
Vores behandling af almindelige personoplysninger er nødvendig for, at vi kan forfølge legitime interesser i at kunne rekruttere ansøgere til stillinger i sekretariatet, jf. databeskyttelses-forordningens artikel 6, stk. 1, litra f.
Vi behandler personoplysninger modtaget via reference, hvis ansøgeren har givet samtykke hertil, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a.
Vi behandler alene følsomme oplysninger, herunder helbredsmæssige oplysninger, om ansøgere, hvis ansøgeren har givet udtrykkeligt samtykke hertil, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra a.
Vores behandling af oplysninger om strafbare forhold sker på grundlag af ansøgerens udtrykkelige samtykke, jf. databeskyttelseslovens § 8, stk. 3.
Kilde
Vi modtager oplysningerne fra ansøgeren selv og evt. virksomheder eller andre, som ansøgeren har angivet og givet samtykke til at indhente referenceoplysninger hos.
Tidsrum for behandling
Oplysninger om ansøgere, som ikke tilbydes en stilling, slettes senest 1 år efter endt rekrutteringsforløb, medmindre det er nødvendigt for at opbevare oplysningerne længere af hensyn til varetagelse af vores interesser over for et fremsat krav.
Kategorier af modtagere
Vi videregiver som udgangspunkt ikke personoplysninger til tredjeparter. Vi videregiver dog personoplysninger til myndigheder, domstole eller rådgivere, når det er nødvendigt for at opfylde eller overholde retlige forpligtelser, som vi er underlagt, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c, eller når det er nødvendigt for at vi kan varetage vores legitime interesser i fx at gøre et krav gældende eller forsvare os over for et fremsat krav, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f.
Herudover benytter vi eksterne leverandører, herunder it-leverandører, der kan få overladt personoplysninger i forbindelse med deres bistand til os. Vi indgår databehandleraftaler med eksterne leverandører, der behandler personoplysninger på vegne af Grundejerforeningssekretariatet Ørestad for at sikre den nødvendige sikkerhed.
4. Dine rettigheder som registreret
Som registreret har du en række grundlæggende rettigheder. Disse rettigheder kan dog være begrænset, f.eks. hvis udlevering af oplysninger, som du ellers havde krav på at modtage, vil krænke andre personers rettigheder.
- Tilbagekalde samtykke – I det omfang, vores behandling af dine personoplysninger er baseret på dit samtykke, kan du til hver en tid trække dit samtykke tilbage. Tilbagekaldelsen berører ikke lovligheden af den behandling, vi har foretaget forud for tilbagekaldelsen. For at trække dit samtykke til vores behandling af dine personoplysninger tilbage, bedes du kontakte os.
- Ret til indsigt – Du har som udgangspunkt ret til at få oplyst, om vi behandler personoplysninger om dig, og i givet fald hvilke personoplysninger, vi behandler om dig, og hvordan vi behandler dem, samt at få tilsendt en kopi heraf.
- Ret til berigtigelse – Du har ret til at få forkerte eller ufuldstændige personoplysninger rettet. Hvis oplysningerne er videregivet til andre, sikrer vi, at modtagerne informeres om rettelsen, hvis det er muligt og lovligt.
- Ret til sletning – Du kan have ret til at få slettet de personoplysninger, som vi behandler om dig. Hvis oplysningerne er videregivet til andre, sikrer vi, at modtagerne informeres om en evt. sletning, hvis det er muligt og lovligt.
- Ret til begrænsning af behandling – Du kan have ret til at få begrænset behandlingen af dine personoplysninger, så oplysningerne blot opbevares af os. Hvis oplysningerne er videregivet til andre, sikrer vi, at modtagerne informeres om en evt. begrænsning, hvis det er muligt og lovligt.
- Ret til at transmittere personoplysninger (“dataportabilitet”) – Du har i visse tilfælde ret til i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format at få udleveret de personoplysninger om dig, du har givet os og få overført oplysningerne til en anden dataansvarlig.
- Ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af personoplysninger – Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine oplysninger.
5. Ændringer i denne privatlivspolitik
Denne privatlivspolitik er senest opdateret den 13. april 2023.
6. Kontakt og klage
Hvis du ønsker at klage over vores behandling af dine personoplysninger, bedes du sende en e-mail med detaljerne i din klage til kontakt@orested.net. Vi vil vende tilbage hurtigst muligt.
Du har også ret til at klage til Datatilsynet:
- Datatilsynet
Carl Jacobsens Vej 35
2500 Valby
Telefon: (+45) 33 19 32 00
E-mail: dt@datatilsynet.dk
For yderligere oplysninger om, hvordan du klager til Datatilsynet, henvises til Datatilsynets hjemmeside datatilsynet.dk.
