Grundejerforeningerne i Ørestad har selv ansvaret for drift og udvikling af de store grønne områder, private fællesveje og driften af kanaler og søer. Konstruktionen er den første af sin slags i Danmark, og som noget helt særligt har foreningerne deres eget sekretariat, som sørger for at få det hele til at spille. Opgaverne spænder vidt og bredt. Ikke to dage er ens. Få et indblik i, hvordan en uge kan se ud, når sekretariatslederen her inviterer helt ind i maskinrummet.
Sekretariatsleder i Grundejerforeningssekretariatet Ørestad Pia Vannacci Elnif fortæller her, hvordan ugen før efterårsferien forløb.
Mandag den 7. oktober
Jeg starter ugen med min daglige cykeltur over Bryggebroen og gennem Amager Fælled, inden jeg lander på kontoret i HUB2 på Arne Jacobsens Allé. Her henter jeg først en kop kaffe og siger godmorgen til mine fem kolleger og vores kontor-roomies. Derefter tjekker jeg sekretariatets fællespostkasse og danner mig et overblik over ugens vigtigste sager, inden vi holder teammøde, hvor vores to kolleger fra Vandlauget også deltager. På mødet gennemgår vi sidste uges største milepæle, der blandt andet tæller status på den helt store opgave for tiden: Udbud af Ørestads drift og pleje. Til slut gennemgår vi ugens øvrige fokuspunkter.
Efter mødet besvarer jeg et par henvendelser, som handler om, at der mangler lys i nogle master i Arenakvarteret. Jeg finder ud af, at masterne ikke er vores, så jeg videresender henvendelsen til vores kontakt i By & Havn og svarer beboerne. Jeg læser også et forslag fra en lokal kunstner, som gerne vil indgå et samarbejde med grundejerforeningerne om en lysinstallation, og drøfter idéen med en kollega. Og jeg svarer en fodboldtræner i Ørestad Nord på, hvordan deres lilleputhold kan ansøge om spilletid.
Jeg spiser frokost sammen med en kollega og et par kontorfæller, inden jeg vender tilbage til udbuddet. Her afstemmer jeg dagsorden og plan med vores rådgiver for det møde, vi skal have på onsdag, hvor de bydende præsenterer deres tilbud, og vi efterfølgende skal evaluere dem sammen med repræsentanter for grundejerforeningernes bestyrelser. Da planen er på plads, kaffen er bestilt, og mødelokalet er booket, sender jeg en mail til bedømmelsesudvalget, så de også kender detaljerne for dagen.
Inden jeg går hjem, vender jeg tilbage til den advokat, der har hjulpet en af foreningerne med at vurdere en sag om tinglysning af pant, og fortæller, at forslaget er godkendt af bestyrelsen pr. mail, og at han kan sende dokumenterne til digital underskrift. Jeg printer også tilbuddene, så jeg kan tage dem med hjem og læse dem i morgen.
Grundejerforeningssekretariatet har kontor i HUB2-bygningen på Arne Jacobsens Allé.
Tirsdag den 8. oktober
Om morgenen cykler jeg tidligt til et yogastudie for at få mit ugentlige yogafix, før jeg sætter mig hjem i min stue og læser tilbudsmaterialet igennem. Tilbuddene er omfattende, og hvert enkelt element, der skal driftes, er beskrevet og prissat for alle fire grundejerforeninger og Vandlauget.
Bestyrelserne har besluttet, at prisen tæller 40% af det samlede tilbud, og at tre kvalitative kriterier med en række underpunkter hver tæller 20%. Jeg sidder med papirer ud over hele bordet, et omfattende vurderingsskema i Excel og pointskalaen foran mig, mens jeg stille og roligt får læst mig igennem de mange sider med info om, hvordan de bydende blandt andet vil minimere CO2-udledning, øge biodiversiteten og opretholde den høje standard, Ørestads grønne områder er kendt for.
Da jeg hen ad eftermiddagen har fået skrevet mine point, kommentarer og spørgsmål ind i skemaet, er det begyndt at regne en del udenfor. Jeg sender sekretariatets fakturaer til betaling, eftersender nogle bilag til en overdragelsesaftale, så bestyrelsen i Ørestad Syd kan tage endelig stilling til den, og jeg færdiggør et notat med overblik over de fællesarealer, som grundejerforeningerne ejer og til næste år kan forvente at betale grundskyld af. Jeg går også i gang med en indstilling til bestyrelserne om emnet og sender et par spørgsmål til den revisor, som skal jeg hjælpe mig med at undersøge, hvilke konsekvenser de nye regler får.
Der er i løbet af dagen tikket et par mails ind, hvor en beboer ønsker svar på, hvilken vej en ny bænk kommer til at vende, og en anden spørger, hvem der passer et grønt areal uden for deres vindue. Dem besvarer jeg, inden jeg slukker computeren og går en tur med hunden.
Drifts- og plejeniveauet i Ørestad bliver ofte positivt bemærket af beboere og besøgende udefra. Ansvaret for de grønne områder og private fællesveje i Ørestad er grundejerforeningernes, og via Grundejerforeningssekretariatet gennemfører de lige nu et samlet udbud på driftskontrakten for Ørestad.
Onsdag den 9. oktober
Jeg står tidligere op, end jeg plejer, for jeg skal mødes med vores rådgiver og jurist, inden byderne kommer og præsenterer deres tilbud. Jeg er spændt, fordi det her udbud er vigtigt, og det endelige resultat vil få stor betydning mange år frem. Vi gennemgår dagens program sammen med resten af bedømmelsesudvalget, inden det første firma fremlægger deres væsentligste pointer.
Vi holder en kort pause, lufter ud i lokalet og rydder beskidte kaffekopper af vejen, inden næste byder præsenterer. Formiddagen går med præsentationer, spørgsmål og svar, og mens vi spiser et par madder, deler vi i udvalget vores indledende tanker med hinanden. Bagefter gennemgår vi vurderingskriterierne punkt for punkt og hvert enkelt medlem af bedømmelsesudvalgets point og kommentarer, så vi får en samlet score og vurdering af, hvordan tilbuddene ligger i forhold til hinanden.
Da klokken er 15, er vi færdige, og jeg sætter mig for første gang i dag bag min skærm og gennemgår mine mails. Der ligger et par overdragelsesprotokoller, jeg skal gennemgå og underskrive. Desværre er det ikke de rigtige versioner, jeg har modtaget, så jeg kan ikke underskrive dem. Jeg vender også tilbage til de beboere, som har spurgt til græsset foran deres altan igen, efter jeg har fundet ud af, at det ikke er grundejerforeningens areal.
Ved 17-tiden lukker jeg computeren ned og går med en kollega over på den anden side af vejen til Ørestad Gymnasium, hvor vi deltager i møde om en ny trafikplan for Amager, som Københavns Kommune har inviteret til. Vi fordeler os ved to af de fem borde og giver input til det panel af borgere, der arbejder på anbefalinger til kommunens Teknik- og Miljøudvalg.
Det er blevet helt mørkt, da mødet er slut lidt over 19. Jeg kigger ned ad gaden og ser, at Juleministeriet er ved at sætte vinterlys op langs kanalen. Jeg glæder mig til, at vi skal tænde det i hele Ørestad til vores julearrangementer i december.
En lang arbejdsdag er slut, og jeg er lettet over, at alle bydende har forstået opgaven så præcist og har fremlagt nogle gode tilbud. Jeg er ydmyg over muligheden for at deltage i nærdemokratiet og repræsentere de store grundejerforeninger i Ørestad, og jeg er stolt over at se mine kollegers gode forarbejde folde sig helt konkret og tydeligt ud i byrummet. Samtidig glæder jeg mig til at komme hjem til min familie og få noget at spise.
Allerede før sommerferien starter sekretariatets koordinering af grundejerforeningernes julelys, som traditionen tro bliver tændt til foreningernes julearrangementer, når julen nærmer sig.
Torsdag den 10. oktober
Det regner helt vildt, da jeg går min morgentur med hunden, så jeg beslutter mig for at skifte cykelturen ud med toget igen i dag. Heldigvis har jeg ingen tidlige møder, så jeg behøver ikke at skynde mig.
På kontoret taler jeg med et par kolleger om gårsdagens præsentationsmøder og evaluering, og jeg kaster mig over dagens sager. Der er stadig spørgsmål til det grønne område ude foran en beboers vindue, for der er åbenbart ingen, der passer det. Jeg kigger på tegninger, kort og matrikelskel og finder en servitut om ejerskabet i Tingbogen, som jeg sender til borgeren.
Klokken 10 har jeg det ugentlige driftsstatusmøde med mine to kolleger. Her ser vi blandt andet på, hvor langt vi er med planlægningen af vinterberedskabet, status på strøm til ny julebelysning og udskiftning af en træskulptur ved søerne. Vi får også vendt, hvordan vi kommer videre med et af vores kommende anlægsprojekter , som skal ændres, fordi der skal tages hensyn til en underjordisk pumpestation, som er ved at blive tinglyst på området. Vi taler også om, at en af vores entreprenører ikke har fået gjort sit arbejde færdigt, og at vi derfor har fået en klage fra dem, det går ud over. Det regner så meget i dag, at entreprenøren ikke kan arbejde.
Bagefter når jeg lige at vende tilbage til vores jurist i en sag om pant, godkende nogle fakturaer, give en kollega feedback på et brev til kommunen og komme med rettelser til et kortbilag, inden jeg spiser frokost med mine kolleger.
Om eftermiddagen ringer jeg blandt andet til det firma, der skal levere 325 ekstra gummiænder til næste års Anderæs og spørger til leveringen. Vi skal nemlig have koordineret optælling af de gamle og nummerering af de nye, så vi forhåbentlig ikke får udsolgt lige så hurtigt til næste års Søfest.
Herefter rydder jeg op i min indbakke og ser, om der er nogle mails, jeg mangler at svare på eller sende videre, og jeg kigger på mine fokuspunkter fra i mandags for at se, om jeg kommer i mål med det, jeg skulle, i denne uge. Det ser heldigvis fornuftigt ud.
Inden jeg går hjem, læser jeg og kommenterer den feedback, vi vil sende til byderne, og jeg aftaler det videre forløb med vores rådgivere. Jeg glæder mig til, at vi skal forhandle og til sidst vælge, hvem der får kontrakten og dermed skal have lov til at passe Ørestad de næste mange år.
Sekretariatet står for koordineringen af Vandlaugets legendariske Søfest og Anderæs, og til arrangementet i 2025 kommer der til at være over 1.000 badeænder i ræset. Der er nemlig bestilt 325 ekstra ænder hjem.
Fredag den 11. oktober
I dag skal jeg sende feedback til byderne, så de ved, hvilke punkter vi vil lægge vægt på i den videre forhandling. Jeg aftaler med min kollega, hvad vi skal justere, skriver udkast til de medfølgende mails og booker nogle foreløbige tidspunkter i kalenderen til forhandlingsmøderne.
Derefter retter jeg detaljerne til, ser på priserne og forskellene en gang til. Til slut beder jeg min kollega dobbelttjekke, at vi har fået alle pointerne med og har skrevet den rigtige feedback til de rigtige bydere. Jeg trykker ”send” og modtager et par autosvar, der minder mig om, at efterårsferien for mange står lige for døren.
Inden jeg selv lukker ned for weekenden, genbesøger jeg min ugeplan og sætter flueben ved alle de ting, jeg har nået. Jeg får også planlagt næste uges fokus og sender dagsorden ud til vores teammøde. På vej ud ad døren får jeg besked på min telefon om, at de nye ænder er leveret i receptionen.
Hurra, så kan jeg også sætte hak ved dét!
Uge 42 er for mange lig med efterårsferie. For dem, der stadig møder på arbejde, byder ugen på nogle af de mest enestående efterårsfarver.
Fakta om grundejerforeningerne og sekretariatet
- Ud over sekretariatslederen har sekretariatet disse ansatte: en driftsansvarlig, en bydelsinspektør, to projektledere, en kommunikationsmedarbejder og to ansatte til Vandlaugets drift
- Sekretariatet udfører opgaver for grundejerforeningerne, så de kan leve op til det ansvar og de forpligtelser, der påhviler dem inden for drift og vedligehold af veje og grønne områder, snerydning og saltning, overdragelser af arealer, opkrævning af medlemsbidrag og meget mere
- Det er også sekretariatet, der sørger for bestyrelsesmøder, udviklingsprojekter, behandling af borgerhenvendelser, leverandørstyring, vinterlys, arrangementer, dialog med myndigheder, input til høringer, kommunikation via website, sociale medier og nyhedsbreve mv.
- Hver grundejerforening ledes af sin egen bestyrelse, som består af frivillige repræsentanter, der vælges på generalforsamlingen i foråret
- Det er Grundejerforeningerne Ørestad Nord, Amager Fælled Øst, Ørestad City, Ørestad Arenakvarter og Ørestad Syd, der sammen med Vandlauget har etableret Grundejerforeningssekretariatet Ørestad.
Luftfoto af Ørestad. Foto: By & Havn
